Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Vex Solutions Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.5.2018. Viimeisin muutos 6.6.2018.

1. Rekisterinpitäjä
Vex Solutions (2579834-6)
Takkatie 10 C, 00370 Helsinki
040 041 3370, info@vex.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Annu Rokkanen, annu.rokkanen@vex.fi, 040 041 3370

3. Rekisterin nimi
Asiakas- ja uutiskirjerekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietojen käsittely perustuu uutiskirjeen vastaanottajien osalta henkilön suostumukseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on uutiskirjemarkkinointi.

Tietojen käsittely perustuu asiakasrekisterin osalta rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun eli asiakassuhteeseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito sekä uutiskirjemarkkinointi.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tehtäväalue, kiinnostusalueet sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin tuotteisiin liittyvät tiedot.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä tämän tilatessa uutiskirjeen verkkosivuilta, tehdessä tilauksen verkkokaupasta tai muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan rekisterinpitäjälle.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tiedot ovat uutiskirjepalvelun tarjoajan servereillä/tietokannoissa. Uutiskirjepalvelun käyttäjällä on henkilökohtaiset käyttöoikeudet (käyttäjätunnus/salasana) palveluun. Uutiskirjepalvelun backup-tiedostot ovat yrityksille tarkoitetun palvelun suojatulla verkkolevyllä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).